1. Objet et périmètre
La présente Politique de Confidentialité décrit la manière dont la société RAYDOCS, société par actions simplifiée au capital de 1 900 euros, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Nanterre sous le numéro 108 074 139, dont le siège social est situé 17 rue de l’Église, 92200 Neuilly-sur-Seine, France, représentée par son Président Monsieur Julien Nahum (ci-après « Raydocs » ou « nous ») traite les données à caractère personnel.
Elle s’applique à deux situations distinctes qu’il convient de ne pas confondre :
- Les traitements pour lesquels Raydocs agit en qualité de responsable de traitement : navigation sur le site, gestion des comptes utilisateurs, relation commerciale, facturation, support. Ce sont ces traitements que décrit la présente Politique.
- Les traitements pour lesquels Raydocs agit en qualité de sous-traitant : les documents et données que le Client transmet à la Plateforme dans le cadre de son activité professionnelle. Le Client en est le responsable de traitement. Ces traitements sont régis par l’Accord de sous-traitance conclu entre Raydocs et le Client, et non par la présente Politique.
2. Données que nous traitons en qualité de responsable
| Catégorie | Données concernées | Origine |
|---|---|---|
| Compte utilisateur | Nom, prénom, adresse électronique professionnelle, fonction, dénomination de l’étude, identifiants de connexion | Communiquées par la personne ou par son employeur |
| Relation commerciale | Coordonnées professionnelles, échanges, historique des commandes | Communiquées par la personne |
| Facturation et paiement | Raison sociale, SIRET, adresse, coordonnées bancaires figurant au mandat de prélèvement, historique de facturation | Communiquées par le Client |
| Support et assistance | Contenu des demandes, journaux d’incidents | Communiquées par la personne / collectées automatiquement |
| Journalisation technique | Adresse IP, horodatage, type de navigateur, pages consultées, événements de connexion | Collectées automatiquement |
3. Finalités et bases légales
| Finalité | Base légale | Conservation |
|---|---|---|
| Création et gestion du compte, fourniture des Services | Exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD) | Durée du contrat + 5 ans (prescription de droit commun) |
| Facturation, recouvrement, comptabilité | Obligation légale (art. 6.1.c RGPD) | 10 ans (art. L.123-22 C. com.) |
| Support, assistance, gestion des incidents | Exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD) | 3 ans |
| Sécurité du service, prévention des abus, journalisation | Intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD) | 12 mois |
| Prospection commerciale auprès de professionnels | Intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD), avec droit d’opposition | 3 ans à compter du dernier contact |
| Mesure d’audience du site (solution sans cookie) | Intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD) | 12 mois |
À l’expiration des durées ci-dessus, les données sont supprimées ou archivées en base d’archivage à accès restreint lorsqu’une obligation légale de conservation le justifie.
S’agissant des documents transmis par les Clients à la Plateforme, pour lesquels Raydocs agit en qualité de sous-traitant, la durée de conservation par défaut est de quatre-vingt-dix (90) jours à compter du traitement, sauf durée différente convenue au Bon de commande.
4. Destinataires
Les données sont accessibles aux personnels de Raydocs habilités, dans la limite de leurs attributions. Elles peuvent également être communiquées aux catégories de destinataires suivantes :
- l’hébergeur de l’infrastructure sur laquelle la Plateforme est exploitée ;
- les fournisseurs de modèles d’intelligence artificielle auxquels Raydocs a recours pour l’exécution des Services ;
- l’outil de mesure d’audience du site, qui ne dépose aucun cookie et ne collecte aucune donnée directement identifiante ;
- les outils de gestion de la relation commerciale et d’enrichissement de données professionnelles ;
- l’établissement bancaire assurant les prélèvements SEPA et la gestion des paiements ;
- les prestataires de facturation et de comptabilité ;
- le cas échéant, les autorités administratives ou judiciaires, sur réquisition.
La liste nominative et à jour des sous-traitants auxquels Raydocs a recours, ainsi que la localisation des traitements correspondants, figure dans l’Accord de sous-traitance conclu avec chaque Client. Elle est communiquée sur demande.
Raydocs ne cède ni ne loue les données à des tiers à des fins commerciales.
5. Transferts hors de l’Union européenne
Les données sont hébergées et traitées au sein de l’Union européenne.
Lorsqu’un fournisseur de modèle d’intelligence artificielle est établi hors de l’Union européenne, le transfert est encadré par une décision d’adéquation ou par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne, assorties le cas échéant de mesures supplémentaires.
6. Sécurité
Raydocs met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir un niveau de sécurité adapté au risque, au sens de l’article 32 du RGPD. Ces mesures sont détaillées à l’annexe 2 de l’Accord de sous-traitance.
7. Vos droits
Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, toute personne concernée dispose des droits suivants : droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation du traitement, d’opposition, de portabilité, ainsi que du droit de définir des directives relatives au sort de ses données après son décès.
Ces droits s’exercent par courrier électronique à contact@raydocs.com, ou par courrier postal au siège social de Raydocs. Une réponse est apportée dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande, susceptible d’être prorogé de deux mois en cas de complexité. Une pièce justificative d’identité pourra être demandée en cas de doute raisonnable sur l’identité du demandeur.
Lorsque la demande porte sur des données traitées par Raydocs en qualité de sous-traitant pour le compte d’un Client, Raydocs transmet la demande au Client concerné, qui y répond en sa qualité de responsable de traitement.
8. Cookies
Le site utilise uniquement des cookies de session strictement nécessaires à son fonctionnement et à la sécurisation de la connexion. Ces cookies ne requièrent pas le recueil préalable du consentement de l’utilisateur.
La mesure d’audience est assurée par Plausible Analytics, solution qui ne dépose aucun cookie et ne collecte aucune donnée directement identifiante. Aucun cookie publicitaire ni cookie de service tiers n’est déposé.
9. Modification
La présente Politique peut être modifiée à tout moment pour tenir compte d’évolutions légales, réglementaires ou techniques. La version applicable est celle publiée sur le site à la date de la consultation.